Sebastian Kisiel, Citrix Systems Poland
Elastyczna praca jest jednym z ważniejszych trendów biznesowych. Może poprawić efektywność i satysfakcję pracowników, budować morale i zaangażowanie oraz tworzyć nowe możliwości dla osób, które nie są w stanie być częścią tradycyjnego modelu pracy.
Jednak w niektórych przypadkach nawet najlepiej zaprojektowany program do mobilnej pracy może prowadzić do spowolnienia poszczególnych projektów, problemów ze współpracą między zespołami projektowymi lub wręcz nadmiernego luzu. Dzieje się tak, gdy firma ulega modzie i chce szybko wdrożyć rozwiązanie biznesowe, niewłaściwie dobrane do jej indywidualnych potrzeb.
Jest jednak rzecz, która pozostaje poza dyskusją: elastyczna praca staje się rzeczywistością i przekształca zarówno miejsca, jak i biznesowe relacje międzyludzkie. Wyniki wspólnego badania Citrix i Wakefield Research z końca 2017r na temat przyszłości pracy pokazują, że ponad dwie trzecie (69 procent) pracowników administracyjnych w USA potwierdza, że pracownicy ich firm regularnie pracują zdalnie. A 44 procent z nich nigdy nie spotkało się osobiście z niektórymi współpracownikami. Ponadto, gdy dwie trzecie pracowników biurowych pracuje w biurze, więcej niż jedna na pięć osób (21 procent) łączy środowiska, pracując zarówno w tradycyjnej lokalizacji, jak i gdzie indziej (w domu lub w ogólnodostępnym miejscu). Z kolei 14 procent działa wyłącznie w miejscu innym, niż tradycyjne biuro. Dzieje się tak, gdyż obecnie istnieją wyraźne korzyści zarówno dla elastycznych pracowników, jak i dla organizacji, które ich zatrudniają. Jak więc upewnić się, że elastyczny program pracy działa poprawnie? Oto, kilka wskazówek.
Elastyczna praca to elastyczne narzędzia
Jeśli sam model pracy mobilnej jest skomplikowany to i praca zdalna będzie nastręczała problemów. Efektywność ludzi nie będzie wtedy na podobnym poziomie, jak w tradycyjnym modelu. Stąd też, jak wynika z badania Citrix-Wakefield, 57 procent specjalistów biurowych w firmach z elastycznym środowiskiem pracy podaje jako przyczynę korzystanie obecnie z aplikacji dostępnych w formie usługi. Pracownicy wiedzą, jak jest to istotne: 80 procent z nich zgadza się, że w ciągu pięciu lat firmy z elastycznym środowiskiem pracy nie będą konkurencyjne, jeśli nie będą korzystały z aplikacji osadzonych w chmurze.
Jednak dostępność aplikacji w formie usługi nie zwiększa automatycznie wydajności pracowników, a w niektórych przypadkach może nawet ją obniżyć. Część firm oferuje ich zbyt wiele, co sprawia, że użytkownicy muszą logować się poprzez różne witryny, używając różnych tożsamości i haseł. Rezultatem może być obniżona wydajność, ale także utrata części zabezpieczeń czy możliwości korzystania ze wsparcia helpdesku. Losowy zbiór aplikacji chmurowych, które wymagają logowania do wielu usług – to, co nazywamy Cloud Sprawl – może rzeczywiście utrudnić pracę, dlatego tak ważne jest zapewnienie ww. aplikacji i usług w ujednoliconym środowisku roboczym.
Ważne jest również, by firmy priorytetowo traktowały bezpieczeństwo. Jego zapewnienie zaczyna się od edukacji pracowników na temat jego znaczenia i odpowiedniego korzystania z rozwiązań zapewniających elastyczność w prowadzeniu biznesu. Stworzenie jasnych wytycznych, które pomogą pracownikom zachować bezpieczeństwo przy jednoczesnym korzystaniu z wolności pracy poza biurem jest jedną z podstaw adopcji nowych form pracy i rozwiązań. Wdrażając zabezpieczenia w aplikacjach i narzędziach, należy upewnić się, że dla pracowników korzystanie z nich jest łatwe i intuicyjne.
Wielka waga bezpośrednich relacji
Z doświadczeń wielu ludzi widać, że bezpośredni kontakt z innymi pracownikami, jest kluczowym elementem budowania silnych relacji zawodowych. I choć wiele osób pracuje efektywniej, gdy są skoncentrowane na indywidualnej pracy, z dala od rozmów i innych rzeczy, które ich rozpraszają, to z drugiej strony te osobiste interakcje międzyludzkie są bardzo ważne dla budowania relacji opartych na współpracy, wspieraniu pracy zespołowej czy wypracowywaniu nowych pomysłów. Nie ma możliwości bezpośredniego zastąpienia osobistych relacji, jednak ich zdalna forma oparta na odpowiednich narzędziach i takich rozwiązaniach jak np. wideokonferencje stanowi dobrą alternatywę i może pomóc w utrzymaniu odpowiedniego poziomu zaangażowania.
Elastyczna praca i praca zespołowa mogą iść w parze
Według badania Citrix-Wakefield, 80 procent pracowników współpracuje ze sobą osobiście, w porównaniu z 20 procentami, którzy pracują za pośrednictwem aplikacji i platform internetowych. Częściowo może to odzwierciedlać obecny poziom komfortu dzięki jakości dostępnych narzędzi do wirtualnej współpracy. Z jednej strony może być trudno odnieść się do bezosobowego głosu, poczty e-mail lub komunikatorów, jednak, gdy narzędzia do współpracy stają się bardziej skuteczne, dystans między współpracownikami staje się mniej istotny. Ważne jest, aby w organizacji czuć się częścią zespołu i upewnić się, że ludzie dobrani są w zespoły we właściwy sposób.
Kultura firmy może inspirować do samodzielnego zarządzania
Istnieją różne sposoby utrzymania wydajności pracowników mobilnych, od programów szkoleniowych po narzędzia do kontroli czasu, ale jednym z najważniejszych mechanizmów jest kultura organizacyjna. Kiedy przełożony nie ma możliwości bezpośredniej kontroli swoich pracowników tak, jak jest to możliwe w przypadku tradycyjnego modelu pracy, – odpowiedzialność za jej wykonanie, ale przede wszystkim za własny poziom efektywności i zaangażowania przechodzi na pracownika. To on musi dbać o swoją wydajność.
Kultura firmy, która nobilituje takie wartości jak uczciwość, szacunek, ciekawość, odwaga i jedność inspiruje ludzi do pracy na wysokim poziomie, nie tylko dla firmy, ale i budowania własnej kariery. Umożliwienie ludziom przejęcia kontroli nad ich własnym wkładem, wsparcie ich w podejmowanym ryzyku i ufność, to podstawa dobrych relacji międzyludzkich w organizacji.
Ludzie wiedzą, co jest dla nich dobre
Czasem najlepszą decyzją jaką może podjąć organizacja jest pozostawienie pracownikom wyboru, co do miejsca wykonywania pracy. Część osób preferuje pracę zdalną inne zaś sprawdzają się w tradycyjnym modelu pracy biurowej, gdyż np. wiedzą, że praca w domu za bardzo by je rozpraszała. Wszystkie te indywidualne preferencje z reguły są istotne, gdyż ludzie siebie samych znają najlepiej.
I tak, tradycyjne środowisko biurowe, w którym jeden pracownik widzi ograniczenia, może stanowić właściwe rozwiązanie dla kogoś innego. Trzeba również zrozumieć, że ludźmi kierują różne przesłanki: jedna osoba może mieć świetne warunki do pracy w domu (oddzielny pokój, ciszę i wydajny sprzęt) inna dwoje małych dzieci i np. plac budowy po drugiej stronie ulicy.
Do momentu, gdy pracownicy i ich menedżerowie zgadzają się co do tego, co jest kluczowym czynnikiem zapewniającym wydajność i wyniki, trzeba zaufać pracownikom, ale też wyznaczyć im mierzalne cele, które zapewnią, że pracownik przyczyni się do budowy zespołu i biznesu.
Ilustracja: Pixabay
Dodaj komentarz