Sebastian Kisiel, Cirix Systems Poland
Korzystanie z elastycznych form pracy bywa nie tylko ograniczone określonymi regulacjami prawnymi, czy administracyjnymi, ale przede wszystkim stanowi wyzwanie dla wielu firm pod względem projektowym i organizacyjnym.
Choć to dział IT finalnie odpowiada za wdrożenie założeń jak i właściwych narzędzi, to uruchomienie skutecznej strategii elastycznej pracy często jest efektem wspólnego wysiłku wielu różnych grup: kadry kierowniczej, osób odpowiadających za administrację, pracowników różnych szczebli, specjalistów IT czy działu HR. Ten ostatni ma większy wpływ na sukces w zakresie zapewnienia powodzenia planu wdrożenia mobilności dla pracowników niż mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka. Podkreślenie działań i inicjatyw zespołu odpowiadającego za zarządzanie zasobami ludzkimi może odróżnić mobilną strategię, która przynosi realne korzyści dla pracowników i firmy, od polityki pracy, z której często nikt nie jest zadowolony.
Wielu pracowników stoi w obliczu wyzwań wynikających nie tylko z coraz większej konkurencji, ale i np. czynników demograficznych. To, jak szybko i efektywnie dotrą z przekazem i ofertą do klienta bywa kluczowe. Ponadto starają się równoważyć pracę i życie osobiste. Elastyczność pracy i stały dostęp do określonych zasobów jest w stanie im to zapewnić. Rolą działu HR jest wprowadzenie takich aspektów mobilności, które sprawią, że grupy interesariuszy będą usatysfakcjonowane. Zalicza się do tego m.in.:
- Pomoc kadrze menadżerskiej w identyfikacji możliwości wykorzystania pracy mobilnej, która będzie oparta na rolach i ludziach, dzięki następującym wytycznym.
- Role: dla pracowników mobilnych sprzęt i technologie dostępne lokalnie w firmie nie są warunkiem niezbędnym do tego, by mogli oni należycie wykonywać swoje obowiązki. Wiele osób pracuje w oparciu o własne urządzenia. Tym samym zarówno ich wyniki jak i wydajność można mierzyć bez względu na to, czy dana osoba pracuje zdalnie czy w biurze.
- Ludzie: powinni być na tyle zaawansowani technologicznie, by mogli bez problemów pracować w oparciu o takie narzędzia jak wideokonferencje, programy do współdzielenia danych, a także np. wirtualne aplikacje. Powinni również wykazywać cechy samodzielnego motywowania się do pracy, a także posiadać dobre umiejętności zarządzania czasem.
- Zwiększenie produktywności pracowników dzięki pomocy w planowaniu przestrzeni do pracy i propagowaniu najlepszych praktyk poprzez:
- Stworzenie ergonomicznego miejsca pracy nie tylko przez dobór właściwych urządzeń, ale i wyposażenia np. mebli.
- Stosowanie regularnych przerw w pracy. Ponadto w biurze warto zaprojektować specjalną wspólną przestrzeń, która będzie służyła do socjalizacji, co wspiera pracę zespołową, umacnia kulturę organizacyjną oraz zmniejsza stres.
- Korzystanie z zestawów słuchawkowych do częstych rozmów, a także wydzielonych sal w biurze dla oddzielnych spotkań i rozmów.
- Kreowanie różnych metod angażowania pracowników mobilnych.
Pomimo, że osoby pracujące mobilnie cenią sobie jej elastyczność, potrzebują również w jakimś stopniu być częścią organizacji, jej wewnętrznej kultury, czy też częścią zespołu. Warto zatem zadbać o ich poczucie przynależności. Może to być:
- Zaproszenie mobilnych pracowników na wspólne, bezpośrednie spotkania zespołu.
- Utrzymywanie spójności zespołu, mimo różnych lokalizacji pracowników mobilnych, dzięki zachęcaniu do regularnych wizyt w biurze firmy, niezależnie od tego, czy będą one odbywały się z różnymi częstotliwościami: tygodniowo, miesięcznie czy nawet kwartalnie.
- Wprowadzenie systemu koleżeńskiego mentoringu, który zakłada powiązanie pracownika mobilnego z innym pracownikiem, który pracuje w biurze, po to by osoba pracująca zdalnie mogła być cały czas na bieżąco, odnośnie tego, co dzieje się w firmie.
- Organizacja różnego rodzaju aktywności, które służą budowaniu zespołu jak np. wolontariaty czy wspólne uczestnictwo w zawodach sportowych.
- Pozycjonowanie w firmowym intranecie pracowników zdalnych. To pozwala innym osobom z organizacji poznać swoich kolegów, a także dowiedzieć się czegoś więcej na temat projektów, nad którymi pracują.
- Zachęcanie pracowników do składania opinii zwrotnych na temat pracy mobilnej przez ankiety lub w ramach ocen ewaluacyjnych pracy.
- Stworzenie witryny do wzajemnej współpracy, dzięki której pracownicy będą mogli dzielić się efektami pracy, dokumentami a także nowymi pomysłami.
- Współpraca z zespołem IT w celu ustalenia i zapewnienia pracownikom mobilnym technologii i narzędzi, które zwiększą ich efektywność i produktywność, a które jednocześnie nie wpłyną negatywnie na standard pracy, bezpieczeństwo i zgodności z przepisami. Są to między innymi:
- Bezprzewodowy i zdalny dostęp do infrastruktury firmy w celu zapewnienia wszystkim pracownikom możliwości pracy z dowolnej lokalizacji.
- Bezpieczny dostęp do aplikacji biznesowych z dowolnego urządzenia końcowego, będącego własnością firmy lub użytkownika – z jednoczesnym zapewnieniem wysokiej wydajności i standardu pracy.
- Bezpieczny dostęp oraz możliwość współdzielenia oraz przechowywania elektronicznych dokumentów.
- Oparte na dostępie do sieci rozwiązania do współpracy, które np. oferują możliwość współdzielenia ekranu komputera, organizacji czy uczestniczenia w wideokonferencjach oraz innych wirtualnych spotkaniach.
- Zdalne usługi pomocy technicznej (help desku).
W firmach, które planują wprowadzić mobilne formy pracy dział HR jest w stanie odegrać ważną rolę, która może przyczynić się do późniejszego sukcesu całego wdrożenia. Co najważniejsze, HR jest w stanie skutecznie doradzać managerom i ich pracownikom w zakresie wydajnego a zarazem satysfakcjonującego dla wszystkich stron modelu elastycznej pracy.
Ilustracja: Pixabay
Dodaj komentarz