AP (Account Payable) – rozliczanie faktur jest jednym z podstawowych zadań działów księgowych. Pozornie mogłoby się wydawać, że jest to proste zagadnienie, jednak w istocie jest to skomplikowany proces, którego złożoność rośnie wraz z ilością i wielkością przetwarzanych dokumentów. Faktury wymagają bowiem przypisania ich do właściwych dostawców, sprawdzenia zgodności z zamówieniem (PO, Purchase Orders) lub uzyskania akceptacji osoby odpowiedzialnej za zakup. Wszystko to musi być zrobione w określonym reżimie czasowym. Zdumiewającym jest, że proces ten wciąż często bazuje na dokumentach papierowych i jest obsługiwany ręcznie.
Badania dotyczące kosztów procesu obsługi faktur
Organizacje takie jak Aberdeen Group (ale również np. IOFM, Institute of Finance & Management) od dawna już przyglądają się temu procesowi biznesowemu. W swoim badaniu z 2017 Aberdeen Group zwraca uwagę, że firmy najczęściej narzekają na niemożność skutecznego zarządzania procesem bazującym na dokumentach papierowych. Łączy się on nierozerwalnie z niedokładnymi danymi, z pomyłkami i koniecznością ponownego procesowania dokumentów. To z kolei przekłada się na wydłużenie procesu oraz prowadzi do powstawania zaległości i zwiększenia kosztów.
Być może wydaje się to nieprawdopodobne, ale wciąż 35% organizacji otrzymujących faktury w formie dokumentów elektronicznych drukuje je, aby wprowadzić dane do systemów księgowych. A przecież proces ten może odbywać się w pełni automatycznie. Zysk jest kolosalny. Przedsiębiorstwa najlepiej radzące sobie a obsługą faktur kosztowych na przeprocesowanie dokumentu potrzebują 16 razy mniej czasu niż inne firmy.
Zdaniem Johna Mancini, prezydenta AIIM, przetwarzanie dokumentów w tradycyjny, papierowy sposób jest w dzisiejszych czasach nieakceptowalne i firmy, które zdecydują się na robotyzację procesu obsługi dokumentów kosztowych uzyskają znaczącą przewagę nad konkurencją.
Najlepsi działają inaczej
Jak więc radzą sobie najlepsi? Gdzie tkwią różnice? Organizacje najlepiej radzące sobie z przetwarzaniem dokumentów na obsługę procesu potrzebują zaledwie 4 godziny (w porównaniu do 8 dni), koszty obsługi pojedynczego dokumentu są prawie o połowę niższe, a efektywność działu księgowego prawie dwukrotnie wyższa niż w innych organizacjach.
Jak to jest możliwe?
Otóż najlepsi w klasie bez względu na to w jakiej formie docierają do nich dokumenty (forma papierowa lub elektroniczna), przetwarzają je w jednakowy sposób. Dokumenty są automatycznie zaczytywane z dedykowanych skrzynek pocztowych (lub ze skanera). Następnie bez względu na wygląd dokumentu pozyskiwane są z nich wszystkie konieczne dane (z dokładnością do linii faktur). Poprawność odczytanych danych jest weryfikowana w kontekście informacji pozyskanych z systemów finansowych i łączona z zamówieniami. Dzięki takiemu podejściu olbrzymia większość faktur kosztowych może zostać przeprocesowanych praktycznie bezobsługowo, łącznie z przypisaniem odpowiednich centrów kosztowych do pozycji na fakturze. Interwencja człowieka jest zaś potrzebna tylko w nielicznych przypadkach. Powoduje to, że faktury zgodne z zamówieniami mogą być przekazane bezpośrednio do księgowości, która nawet nie musi wprowadzać danych do systemu, ponieważ one już tam są i tylko czekają na zatwierdzenie. W innych przypadkach automatycznie pozyskane dane wraz z obrazem dokumentu przekazywane są do systemu workflow i przechodzą w pełni kontrolowany proces akceptacyjny.
Biorąc pod uwagę liczne korzyści zarówno operacyjne jak i finansowe automatyzacja procesu obsługi faktur wydaje się procesem nieuniknionym.
Piotr Makowski pracuje w firmie Canon Polska. Na co dzień, pomaga swoim klientom podnosić efektywność procesów związanych z obiegiem dokumentów.
Ilustracja: Pixabay
Dodaj komentarz