Jak radzić sobie w procesie zmiany biznesowej?

Sebastian Kisiel, Citrix Systems Poland

Zmiany to cześć naszej natury – czasem bolą. Ale dynamicznie rozwijające się firmy wykorzystują coraz to nowe technologie, by przeprowadzać je sprawniej i z lepszym zrozumieniem potrzeb pracowników.

Otwartość na technologię, wykorzystywanie możliwości jakie one ze sobą niosą, reagowanie i dostosowywanie się do warunków rynkowych oraz pojawiających się nowych trendów, jak choćby ekspansja pracy mobilnej, czy coraz szersze wykorzystanie chmury obliczeniowej… Wymienione rzeczy, to najważniejsze z elementów pozwalających oderwać się organizacjom od skostniałych struktur i skupić się na celu, jakim jest szybszy rozwój firmy i szeroko pojętego biznesu.

Przy planowaniu i późniejszym wprowadzaniu zmian należy jednak niejako na nowo zdefiniować firmę: jej strategię, kulturę oraz najważniejsze wartości. Ponadto zdarza się, że konieczna jest również weryfikacja własnego portfolio produktowego, świadczonych usług czy też sposobu, w jaki kontaktujemy się i współpracujemy z klientami. W ramach działań HR można dokonać zmian w liniach raportowania, indywidualnych rolach i obowiązkach oraz podejściu do rozwoju i nagradzania pracowników. Niezależnie od zajmowanego w firmie stanowiska – czy mamy do czynienia z menadżerami czy pracownikami, każdy uczestniczy w procesie zmiany. Oto 6 wskazówek jak je sprawnie przeprowadzić.

Buduj zmiany w oparciu o jasne punkty historii firmy.

Przeszłość jest ważna, gdyż pomaga budować lepszą organizację na przyszłość, jednak kluczowe jest to, aby zachować pomiędzy nimi właściwą perspektywę. Nie należy negatywnie podchodzić do zdarzeń i decyzji podjętych w przeszłości, a zachować je jako cenne doświadczenie. Historia każdej firmy to zarówno sukcesy jak i etapy, w których uczymy się na błędach. Należy czerpać wiedzę z doświadczeń i przekuwać je na pozytywy, które mają wpływ na sukces firmy w teraźniejszości, ale także w przyszłości. Dzięki nim można łatwiej znaleźć odpowiedzi na takie pytania jak to, co można ulepszyć, zmodyfikować i zmodernizować, aby lepiej prosperować w zmieniającym się środowisku biznesowym.

Stwórz w firmie model oparty na otrzymywaniu i przetwarzaniu informacji zwrotnych.

Zmiana nie jest czymś, co zdarza się bez powodu – to coś, co może pomóc zarówno pracownikom jak i osobom za nie odpowiedzialnym. Gdy członkowie zespołu mają możliwość wniesienia wkładu w zmianę, czują się zauważeni przez organizację i bardziej zmotywowani. Z kolei osoby odpowiadające za zmianę mogą tworzyć i ulepszać praktyki i infrastrukturę, by adaptować najbardziej wartościowe, nowe pomysły.

Bez względu na to jaką rolę pełni się w organizacji można dostarczyć praktycznych informacji zwrotnych, które mogą być użyteczne w procesie zmiany. Narzędzia, które często są wykorzystywane w tym celu przez organizacje to wywiady i grupy fokusowe, ankiety badające poziom zaangażowania, badania pulsacyjne, sesje pracowników i kontraktorów czy firmowe media społecznościowe. W konsekwencji ludzie widzą, że ich opinie są traktowane poważnie i następnie wykorzystywane we wspólnym celu, tym samym ich zaufanie rośnie, a wkład w proces zmian często wzrasta.

Skup się na tym, co jesteś w stanie kontrolować.

Nawet jeśli przyjmiemy model korzystania z opinii pracowników nigdy nie uda się zadowolić wszystkich. Jest to szczególnie ważne w przypadku strategicznych decyzji, które mogą podejmować jedynie niektóre osoby na odpowiednich stanowiskach.

Jednak niezależnie od tego, jaką funkcję pełnimy w organizacji, można nauczyć się dobrze reagować na zmiany. Pozytywne nastawienie może stanowić przyczynek do budowania zaufania u współpracowników czy zespołu, co w konsekwencji może zmniejszyć ich niepokój i zwiększyć zaangażowanie w przeprowadzane działania. Nawet jeśli niektóre z tych zmian nie wydają nam się na początku korzystne, nowy kierunek oferuje możliwości poprawy własnych umiejętności, współpracy z innymi współpracownikami lub podjęcia nowych wyzwań. Wyjście poza strefę komfortu jest w tym wypadku kluczowe i może być świetnym sposobem na naukę – a sposób, w jaki odnosimy się do nowych wyzwań, jest czymś, co zawsze można kontrolować.

Zaoferuj pomoc.

Zmiana to zawsze wysiłek zbiorowy. Warto wiedzieć, jak można wspomóc proces zmiany. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie i nadzór zmian muszą jednak liczyć się z pojawieniem się  pewnej dezorganizacji w pracy czy nawet chaosu, ale przede wszystkim powinne być gotowe na opór wobec zmiany ze strony niektórych pracowników. Jest to dość częste zjawisko. Ludzie boją się nowych rzeczy, a także tego, że nie poradzą sobie w nowych warunkach. Tym samym osoby odpowiedzialne za zmianę powinny być empatyczne i zarazem konstruktywnie udzielać odpowiedzi i wyjaśniać pojawiające się ewentualne nieścisłości i znaki zapytania, by minimalizować te odczucia u innych.

Podkreślaj rozwiązania, nie problemy.

Jeśli pojawią się potencjalne problemy nie należy się na nich zatrzymywać a próbować nad nimi pracować. Warto zmienić podejście i skoncentrować się na pozytywnym wkładzie i określić potencjalne rozwiązania.

Dąż do znaczącego postępu, nie do doskonałości.

Nie można doprowadzić do sytuacji, w której doskonałość stanie się wrogiem dobrego. Należy wyznaczyć jasne oczekiwania, ale i pamiętać, że konsekwentny postęp jest ważniejszy niż uczynienie wszystkiego doskonałym. W miarę jak problemy lub błędy wychodzą na światło dzienne, należy nad nimi pracować i uczyć się na nich, a następnie zachęcać ludzi do znalezienia potencjalnych rozwiązań – taka jest natura innowacji. W zakresie budowania odpowiedniej motywacji szczególnie istotne jest naświetlanie i świętowanie pojawiających się w firmie sukcesów, wtedy gdy mają one miejsce tak, by ludzie mogli zauważyć efekty swojej pracy i mieli inne spojrzenie na przyszłość, którą wspólnie tworzą, a nie widzieli jedynie problemy, których firma często doświadcza po drodze.

Motywem przewodnim powyższych wskazówek jest nacisk na uznanie zarówno mocnych jak i słabych stron, oraz zrozumienie, że zawsze jest miejsce na ulepszenia. Można to nazwać „mentalnością wzrostu” a całość może być ważnym narzędziem do przezwyciężenia niepewności wobec zmian organizacyjnych. Myślenie o rozwoju oznacza zawsze dążenie do rozwijania swoich umiejętności i doskonalenia się w swojej pracy. W branży i czasach, które charakteryzują szybkie zmiany, jedynym sposobem pozostania istotnym jest innowacja, elastyczność i zwinność organizacji. Dzięki odpowiedniemu podejściu do własnego rozwoju i przystosowaniu się do zmian firma może odnieść sukces w każdym środowisku, bez względu na to, jak dynamicznie one zachodzą.

Ilustracja: Pixabay