Paweł Sadowski, Clouds On Mars
Coraz więcej jest danych, raportów i formatek. W jaki sposób wszystko to prezentować, oglądać i analizować, by się nie pogubić? Może warto zastanowić się nie tylko nad tym, jakiego narzędzia użyć, ale i z jakich standardów skorzystać?
Jednym podoba się to, innym coś zupełnie innego. To takie proste, że aż banalne. A jednak konsekwencje tego są ogromne i to nie tylko w dziedzinie estetyki. Popatrzmy na biznes. Każdy ma swoje przyzwyczajenia w prezentowaniu danych w określony sposób. Przywiązanie to niekiedy jest tak wielkie, że nawet zmieniając narzędzie raportowe (i to bez względu na możliwości jakie daje nowe narzędzie względem starego), chcemy to robić dokładnie tak samo jak do tej pory. A przecież zmianie, jakiej towarzyszy wdrożenie nowego oprogramowania może również towarzyszyć zmiana w podejściu do wyglądu naszych raportów i zasad, wg których są one tworzone.
W sumie to naturalne, że każdemu może się podobać co innego, ale czy współczesne organizacje mogą sobie pozwolić na to, by mieć dziesiątki, a może i setki różnych układów raportowych? Skoro rośnie liczba danych i informacji, na podstawie których podejmowane są decyzje biznesowe, to może warto zdecydować się na jeden standard, według którego przygotowywane są raporty.
Jeżeli takie podejście wydaje Ci się słuszne, to z pomocą przychodzą standardy, zgodnie z którymi postępując sprawimy, że raporty budowane wewnątrz organizacji będą ze sobą spójne pod względem zastosowanych technik prezentacji danych oraz ich interpretacji. Co więcej, spójność ta dotyczyć będzie nie tylko wybranego działu, czy też obszaru raportowego, ale całej firmy.
Jednym zdaniem, standardy będą ważnym elementem komunikacji, który gwarantować będzie jednoznaczną interpretację danych, co pozwoli na szybszą wymianę wyników biznesowych oraz rekomendacji na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej. Ponadto, zachowując spójność wewnątrz organizacji, zyskamy ją także na zewnątrz, prezentując dane w sposób, który wyróżni naszą firmę i sprawi, np. że roczny raport finansowy oraz informacje w nim zawarte będę zaprezentowane w najlepszy możliwy sposób.
Jaki sposób prezentacji danych jest najlepszy?
Najlepsze standardy biznesowe powstają w oparciu o wieloletnie doświadczenia firm z całego świata, badanie ich przez kompetentnych ekspertów, analizowanie i zebranie takiej wiedzy w zasady oraz rekomendacje biznesowe. W obszarze standardów dla analityki biznesowej niekwestionowanym autorytetem jest Instytut IBCS® (International Business Communication Standards) wraz ze swymi założycielami i współpracownikami. Warto zwrócić uwagę na najbardziej znaną postać z tego grona, a jest nią dr Rolf Hichert, który w latach 80-tych XX w. pracował w McKinsey&Company, gdzie spotkał Gene Zelazny i innych liderów koncepcji wizualizacji. Reguły IBCS® powstały w oparciu o pracę kilku kluczowych osób, są to: William Playfair, Willard Cope Brinton, Edward Tufte, Stephen Few i wspomniany już Gene Zelazny.
Standaryzacja oraz efektywna komunikacja, to kluczowe czynniki decydujące o popularności standardów. Standaryzacja zapewnia łatwość w rozumieniu i tworzeniu raportów, a efektywna komunikacja, to gwarancja skutecznego przekazania wniosków biznesowych wyciąganych w oparciu o raportowane dane. Co więcej, stosowanie standardów to oszczędność czasu. Raporty zgodne ze sztuką prezentacji, to ograniczenie do minimum konieczności tłumaczenia przedstawianych wykresów i jednoczesne skupienie się na wnioskach, na treści, a nie na szukaniu sensu ilustracji.
Komu i do czego jest to potrzebne?
Wytyczne dotyczące tego, jakich wykresów używać w określonych sytuacjach, jakie stosować kolory, rozmiary czcionek, oznaczenia odchyleń itd. definiują standardy IBCS®. Projektowanie raportów zgodnie z tymi zasadami prowadzi do standaryzacji wizualizacji, terminów, zapisu walut, formatu jednostek i utrwala ogólną koncepcję sposobu, w jaki są tworzone raporty z myślą o użytkownikach końcowych. To właśnie im spójność prezentacji ma ułatwić zrozumienie zawartych w nich treści biznesowych.
Standardy IBCS® wdrażane są również w raportach przygotowywanych w Power BI przy użyciu dedykowanych wizualizacji, takich jak np. wizualizacje firmy Zebra BI (warto podkreślić, że jest to lider w obszarze niestandardowych wizualizacji tworzonych na użytek Power Bi zgodnie ze standardami IBCS®). Dowodem zgodności wizualizacji Zebra BI ze standardami jest certyfikat przyznany firmie w czerwcu 2018 r. (informacja o tym fakcie: https://zebrabi.com/zebra-bi-for-power-bi-ibcs-certified/ ).
Analiza odchyleń, analiza trendu lub też analiza składowych przy zastosowaniu standardów stają się dużo łatwiejsze do opracowania, a wnioski z nich płynące są jednoznaczne i łatwiejsze do zakomunikowania. Jednocześnie, identyfikacja tzw. punktów bólu jest dużo dokładniejsza, a analiza przyczyn ich powstawania bardziej intuicyjna.
Dlaczego nie wszyscy to stosują?
Klienci mogą niekiedy obawiać się, że standardy ograniczą ich swobodę w tworzeniu raportów. Jednak należy pamiętać, że są one pewną wytyczną, a nie dogmatem i służą przede wszystkim za przykład tego, co sprawdziło się u innych i co może pomóc także nam. Owszem, należy je traktować jak cel, ale ich wykorzystanie to nie jest wybór zero – jedynkowy.
W firmach częste jest przekonanie o dużym znaczeniu indywidualnych upodobań również jeśli chodzi o sposób wizualizacji danych. Pewną barierą w korzystaniu ze standardów mogą być np. wymagania korporacyjne, narzucające np. określoną paletę kolorów stosowanych w raportach. Pamiętajmy jednak, że zakres tego, co podlega standaryzacji, to podstawowe wymiary takie jak: hierarchia czasu, przychody, koszty, odchylenia od planu. Przy odrobinie wysiłku można to rozszerzyć na wskaźniki, czy też wymiary analityczne specyficzne dla wybranej branży, np. churn w telekomunikacji, albo uproduktowienie klienta w usługach finansowych.
Trzeba więc podkreślić, że wdrożenie standardów wymaga czasu, zaangażowania, czasami pewnych korekt związanych z dotychczasowymi zwyczajami oraz wsparcia ze strony top management’u.
Dlaczego zachęcam do stosowania standardów?
Analityką danych zajmuję się od dłuższego czasu. W mojej obecnej firmie znamy zasady, wiemy w jaki sposób prezentować dane – kiedy i jakich wizualizacji powinno się używać w określonych analizach. Dobrze rozumiemy, dlaczego czasami mniej znaczy więcej, zwłaszcza jeżeli chodzi o minimalizowanie dodatków graficznych na rzecz treści. Raporty powinny być łatwe do zrozumienia i mają służyć odnajdywaniu odpowiedzi na konkretne pytania biznesowe. Stosowanie standardów w procesie prezentacji danych sprawia, że w raportach wielowymiarowych analiz, historia płynąca z raportu staje się bogatsza w treść, a obraz biznesowy pełniejszy. Rozumiemy zasady zawarte w standardach oraz ich ogólny koncept. Jednak, aby jeszcze lepiej je wykorzystywać postanowiliśmy skorzystać z wizualizacji tworzonych przez firmę Zebra BI, współpracujemy również z certyfikowanymi konsultantami IBCS®. Edyta Szarska, członek zarządu Controlling Partner oraz IBCS Certified Consultant mówi:
Standardy IBCS® to łącznie 98 zasad, które zdecydowanie poprawiają komunikację między analitykami, finansistami i szeroko pojętym biznesem. Te standardy dotyczą nie tylko wizualizacji, ale także sposobu mówienia podczas prezentacji, tworzenia głównego komunikatu i komentarzy, właściwego strukturyzowania danych i informacji. Jest to moim zdaniem najciekawsza dziedzina controllingu wspierającego podejmowanie decyzji, ale jednocześnie niezmiernie trudna i wymagająca. Wysoko podnosi poprzeczkę dla pracy controllerów, równocześnie daje unikalną wartość i zdecydowanie podnosi jakość zarządzania.
Na czym polega korzyść naszego odbiorcy?
Standardy pomagają rozwiązywać pojawiające się w organizacji problemy komunikacyjne. Nie jest przypadkiem, że mamy standardy w muzyce, w zapisie nutowym, w komunikacji drogowej. Dlaczego nie mielibyśmy ich mieć również w komunikacji treści biznesowych? Standardy są po prostu praktyczne i ułatwiają życie ludziom i organizacjom. Firma zyskuje czas, który może być poświęcony na wyciąganie wniosków z raportu, zamiast na dociekanie, co autor miał na myśli. Sam autor zyskuje również czas na przygotowanie raportu, przez co może szybciej dostarczać nowe treści.
Sprawny, ujednolicony system raportowy jest źródłem przewagi firm, ponieważ szybkość i możliwość podejmowania trafnych decyzji biznesowych w bardzo dużym stopniu zależy od sprawności systemu raportowego. Przede wszystkim zaś, standaryzacja daje pewność, że trzymamy się wysokiej jakości danych. Ta jakość oparta o najlepsze praktyki biznesowe wyrosła na wieloletnich obserwacjach doświadczeń i praktyk firm na całym świecie. Dlaczego mielibyśmy z tego nie skorzystać?…
Czytaj także:
Ilustracja: Pixabay
Dodaj komentarz