Nieefektywność wydatków na oprogramowanie w firmach poważnie obciąża ich budżety. Sytuacja ta może dotyczyć ponad 40[1], a według niektórych raportów nawet 50%[2] środków na zakup oprogramowania rocznie. Powód? Część zakupionych licencji po prostu jest nieużywana, ponadto funkcje poszczególnych narzędzi często się dublują, a różne zespoły do realizacji tego samego zadania używają różnych rozwiązań. Czy zatem wydatki, poniesione na nadmiarowe lub nieużywane licencje, można odzyskać?
– Wiele firm poszukuje sposobów na redukcję kosztów i pozyskanie środków na niezbędne inwestycje, jednocześnie często pomijając potencjał ukryty w niewykorzystanych licencjach na oprogramowanie. Mówimy konkretnie o tak zwanych licencjach wieczystych (perpetual licenses). Wiele firm nabyło je jako jednorazową inwestycję w przeszłości, ale dziś już ich nie używa, ponieważ przeszły na modele subskrypcyjne lub rozwiązania chmurowe – mówi Jakub Šulák, założyciel i CEO Forscope, certyfikowanego partnera Microsoft i największego brokera oprogramowania w Europie Środkowo-Wschodniej.
Według jego szacunków niewykorzystane oprogramowanie np. u naszych południowych sąsiadów warte jest miliardy koron. Licencje te nadal zachowują swoją wartość, zazwyczaj dotyczą aktualnych wersji oprogramowania lub co najwyżej jednej-dwóch wcześniejszych generacji (np. Microsoft Office 2024, 2021 i 2019) i mogą być sprzedane.
Z perspektywy brokerów oprogramowania, czyli firm zdolnych do odkupu niewykorzystanych licencji i oferowania ich tam, gdzie wciąż mogą być użyteczne, największy potencjał finansowy tkwi w produktach dużych dostawców (tak zwanych dostawców Tier 1 lub Level One), takich jak Microsoft, VMware, Oracle, Autodesk czy Adobe, dla których istnieje rozwinięty rynek kupna i sprzedaży.
Trzy mity wtórnego rynku oprogramowania: legalność, chaos licencyjny, trudny proces
Istnieją trzy główne powody, dla których firmy nie korzystają z możliwości odsprzedaży oprogramowania:
Najczęstszą obawą jest to, że wtórna odsprzedaż oprogramowania jest nielegalna lub sprzeczna z umowami z głównymi dostawcami. To nieprawda. Europejski Trybunał Sprawiedliwości (TSUE) orzekł już lata temu, że odsprzedaż licencji jest legalna, a klauzule umowne tego zabraniające są nieważne, ponieważ stoją w sprzeczności z prawem.
Podstawę prawną tej praktyki ustanowił TSUE w związku ze sprawą UsedSoft przeciwko Oracle (C-128/11), potwierdzając, że oprogramowanie może być odsprzedawane pod pewnymi warunkami po jego pierwszej sprzedaży. Orzeczenie to ma bezpośrednie zastosowanie na całym rynku UE i zapewnia organizacjom bezpieczeństwo prawne, o ile transakcje są prowadzone transparentnie i odpowiednio udokumentowane.
– Nawet Microsoft usunął takie klauzule ze swoich umów. Choć mogą one nadal pojawiać się w starszych umowach (sprzed 8–10 lat), nie są one prawnie egzekwowalne – zauważa Jakub Šulák w odniesieniu do tego uporczywego mitu. Firmy jednak często kierują się przestarzałymi informacjami w tym zakresie, co uniemożliwia im odblokowanie potencjału tkwiącego w nieużywanych licencjach oprogramowania.
W wielu firmach nie ma pełnej przejrzystości co do posiadanych licencji. Nie wiedzą, których licencji faktycznie używają, które są zbędne, a które są nadmiernie eksploatowane.
– Ten „bałagan” nie tylko generuje ryzyko kar podczas audytu, ale również uniemożliwia identyfikację zbędnego oprogramowania o potencjale sprzedażowym – ostrzega CEO Forscope. Tymczasem istnieją specjalistyczne narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania (Software Asset Management).
Sprzedaż oprogramowania może wydawać się skomplikowanym i wymagającym procesem. W praktyce, jeśli firma ma choćby częściowy przegląd swoich licencji, większość pracy przejmuje wyspecjalizowany broker.
– Można to porównać do handlu akcjami – nikt nie handluje bezpośrednio, ale przez brokera lub giełdę, aby uprościć cały proces. Broker informuje stronę sprzedającą dokładnie, jakie dokumenty są potrzebne i przeprowadza szczegółowe badanie prawne (due diligence), często na trzech poziomach, aby zapewnić stuprocentową legalność i poprawność dostarczonych licencji – zapewnia Šulák.
Praktyczne aspekty sprzedaży i zakupu oprogramowania
Kolejnym powodem, dla którego firmy nie sprzedają „używanego” oprogramowania, jest fakt, że nadal korzystają z pewnej puli licencji i nie zdają sobie sprawy, że można sprzedać ich część. Tę możliwość również potwierdziły orzeczenia TSUE.
Z drugiej strony firmy rozważające zakup oprogramowania „z drugiej ręki” często obawiają się kupowania z wielu źródeł lub sytuacji, w której broker sprzedaje im licencje pochodzące od różnych podmiotów. Również o tę sytuację zapytaliśmy Jakuba Šuláka. Oto jego odpowiedź:
– Jeśli kupujący potrzebuje dużej liczby licencji (np. 2 tys.), mogą one pochodzić z dwóch lub trzech różnych źródeł. Nie stanowi to jednak dla niego komplikacji. Broker zapewnia, że wszystkie informacje i licencje są dostępne w jednym portalu. Zawsze istnieje tylko jeden plik instalacyjny (ponieważ oprogramowanie jest takie samo), a jeśli chodzi o klucze licencji zbiorowych, to sam Microsoft pozwala na używanie jednego klucza dla wszystkich licencji, nawet jeśli pochodzą one z wielu umów. Kupujący otrzymuje dokumentację prawną potwierdzającą legalność ze wszystkich źródeł, ale nie komplikuje to zarządzania IT – w przypadku audytu wystarczy przedstawić kilka zestawów dokumentów.
Jak widać, zarówno sprzedaż, jak i zakup oprogramowania na rynku wtórnym kryją w sobie znaczący potencjał. Wiele firm ma miliony zamrożone w niewykorzystanych licencjach, a inne mogłyby zaoszczędzić miliony, kupując je. Trudno nie określić opisanego tu procesu jako recykling oprogramowania. Wpisuje się on w szerszy trend zrównoważonego rozwoju, do którego dąży dziś cały europejski biznes.
Źródło informacji: Forscope
[1] https://resources.cledara.com/hubfs/eBooks%20PDF/2025%20Software%20Spend%20Report%20%7C%20Cledara.pdf
[2] https://nexthink.com/resource/unused-software-licenses?utm_content=analyst%20report